「Googleカレンダー」に「Remember The Milk」、「Remindd」など、タスクマネジメントツールの選択肢はたくさんありますね。これだけ多くのツールが出回っているということは、世界中のビジネスパーソンがいかにタスクマネジメントに苦労しているか？という表れでもあるかもしれません。


次から次へとリリースされるツールを使い比べるのもいいですが、あえて原点回帰。メールの受信トレイをTo Doリストに使うという方法のご紹介です。

「受信トレイをゼロにする法則（Inbox Zero Philosophy）」は仕事の生産性向上テクニックとして広く知られていますが、米誌「New York times」では、この法則に関連し、受信ボックスをTo Doリストに代用する方法について、以下のように述べています。

    何かタスクに取り掛かる際にこのタスクに関するメールをフォルダ移動もしくは削除するようにしている。つまり、受信トレイに残っているメールが残タスクとして残るというわけ。メールフォルダはたくさん作り、仕事のテーマ別に仕分けている。フォルダの作成や仕分けは、顧客別・プロジェクト別など、自分に合ったルールを作ればよい。

かくいう訳者も10年来この法則の愛用者です。上の方法と似ていますが、私はタスクが完了してから、メールをフォルダ移動させるようにしています。この法則だと、わざわざ自分でTo Doリストを作成することなく、受信トレイを見れば残タスクが一目瞭然なので、効率的にタスク管理できますよ。ちなみに、タスクの優先順位付けにはフラグを利用するのもいいですね。

このほか、米Lifehacker過去記事「Empty Your Inbox with the Trusted Trio（3種類のフォルダーで受信ボックスを空にする）」でご紹介した「要フォロー」、「アーカイブ」、「保留」の3つのフォルダでメールを仕分ける方法もぜひ参考にしてみてください。